Peut-on adopter un procès-verbal par courriel ?

Bien sûr que non ... et voici pourquoi.

Il a été porté à la connaissance du SGPUM que des collègues de certaines unités auraient reçu de la direction de leur département, une lettre demandant de procéder à l’approbation par courrier électronique d’un procès-verbal d’une assemblée départementale ayant eu lieu à une date antérieure.

Le SGPUM souligne qu’aucun procès-verbal ne peut être adopté selon ce procédé.

Les collègues disposaient d’un délai de réponse et à défaut de répondre, leur silence serait considéré comme une approbation du procès-verbal. Or le refus de répondre ne peut en aucune façon être assimilé à un consentement car le consentement est le fait de donner explicitement son accord à une décision, à une obligation ou à une demande.

Le syndicat tient à informer tous les professeur-e-s que ces procédures ne sont pas acceptables et qu’elles ne respectent pas, notamment, le Guide de procédure des assemblées délibérantes en vigueur à l’Université de Montréal 

Les professeur-e-s sont encouragé-e-s à adopter et à faire respecter en tout temps de bonnes pratiques délibératives. Ces pratiques permettent aux collègues de s’exprimer librement et d’apporter toutes les nuances requises dans leurs propos, tant au moment de la prise de décision qu’au moment de l’adoption des procès-verbaux.

Consulter le Guide de procédure ici.

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Extrait du Guide de procédure des assemblées délibérantes

Règle 44 - Adoption du procès-verbal

L’adoption du procès-verbal de la réunion précédente est proposée par le secrétaire. Une proposition de modification n’est recevable que si elle vise à refléter plus fidèlement une délibération.

Commentaires du GUIDE : Le président et le secrétaire signent le procès-verbal adopté. Le secrétaire y indique la date et le numéro de la délibération d’adoption et le dépose aux archives.  Il peut arriver que l’assemblée considère plus d’un procès-verbal sous ce point, dont le libellé est alors adapté en conséquence.  Le président ou tout membre de l’assemblée peut demander que la proposition de modification du procès-verbal soit soumise par écrit. Quand on demande une modification du procès-verbal, il ne suffit pas d’en donner l’idée générale : il faut indiquer par quels mots on veut modifier le texte. Dans le cas où l’adoption du procès-verbal des délibérations tenues à huis clos appelle des commentaires, des questions ou des modifications, le président doit décréter le huis clos.